Radni proces

Kada komad papira putuje kroz kancelariju, ko odlučuje kojim pravcem će ići, koliko taj proces traje, i koji zadaci se obavljaju?  Često je teško saznati gde se nalazi originalni dokument i kakve su posledice kad se zadrže negde tokom tog procesa.  Therefore™ Integrisani radni proces pomaže vam da kontrolišete svu tu promenljivost, i omogućava optimizovanje radnih procesa u firmi.

To ne samo da štedi vreme i novac, nego i doprinosi povećanju bezbednosti i transparentnosti procesa. Therefore™ Poslovno izdanje obuhvata funkcionalnost radnog procesa i vizuelni prikaz radnog procesa pomoću prevlačenja mišem, što pojednostavljuje konfigurisanje i prilagođavanje.

Čuvanje dokumenata

Jedan od glavnih inicijatora promena u načinu upravljanja dokumentima je usaglašenost s propisima i potreba organizacija da usvoje jasnu politiku čuvanja dokumenata.  Nezakonito uništavanje dokumenata može dovesti do kazni u građanskim i  krivičnim parnicama.  Sa druge strane, u zakonima o zaštiti podataka navedeno je da neke lične  podatke treba uništiti posle korišćenja. Therefore™ omogućava trajno uklanjanje dokumenata posle određenog perioda čuvanja, kao i brisanje starih verzija dokumenata sa servera.

Bezbednost

Kontrola pristupa

Pristup Therefore™ sistemu i dokumentima je u potpunosti kontrolisan, pomoću tri bezbednosna nivoa. 

1. Glavni pristup rešenju je putem Microsoft® Windows sistema aktivnih direktorijuma. Taj sistem kontroliše pristupe korisnika dokumentima i memoriji, i nema potrebe za drugim korisničkim imenom i lozinkom. On olakšava i izvršenje IT zadataka jer prava pristupa mogu da se dodele i pojedincu i grupi korisnika.

2. Therefore™ bezbednosne karakteristike omogućavaju administratoru da ukloni neke opcije za određene grupe korisnika. Ovo se obično koristi da korisnici ne bi komentarisali ili štampali dokumenta.

3. Rights server je ugrađena opcija koja omogućava upotrebu eksterne tabele. Najvažnija primena ovog servera je za omogućavanje promenljivog nivoa pristupa u okviru grupe. Ovaj sistem najpre koristi tabelu aktivnih direktorijuma a zatim omogućava administratoru da odobri pristup određenoj datoteci ili dokumentu, koji u normalnim okolnostima ne bi bio dozvoljen.

Digitalni potpisi

Sadržinu i poreklo dokumenta može da garantuje samo memorija zaštićena od falsifikovanja. Digitalni potpis, koji se nalazi na svakom dokumentu u Therefore™ serveru, garantuje autentičnost svih informacija. Tokom procesa pronalaženja svakog dokumenta, Therefore™ server verifikuje taj potpis da bi korisnik garantovano primio verodostojnu informaciju.

Arhiviranje elektronske pošte

Sa Therefore™ softverom svi štampani primerci, elektronska dokumenta i elektronska pošta koja se odnosi na određeni posao ili projekat, mogu da se memorišu i arhiviraju u  strukturiranom formatu. To znači da je sva elektronska prepiska dostupna za pristup i pregled, zajedno sa dokumentima i pripadajućom prepiskom o bilo kojoj temi. Ovo je posebno korisno, jer memorisani dokument često ispriča samo polovinu priče. Druga polovina pojavljuje se iz celokupne prepiske koja prati taj dokument.

Krajnji korisnici ne vide razliku u svom Outlook® korisničkom interfejsu, ali nikada im neće ponestati kapaciteta.