Za poslovnu upotrebu

Therefore

Šta je upravljanje dokumentima?

Gde vaši zaposleni skladište dokumenta i kako se snalaze prilikom traženja tih dokumenata?

  • Windows struktura foldera - dobra, logična struktura, ali različiti ljudi je koriste na različite načine, zavisno od ličnih sklonosti
  • Sanduče za elektronsku poštu – ponovo sa personalizovanom strukturom foldera, koja je često različita od strukture Windows foldera.
  • Ormani za arhiviranje dokumenata. Oni mogu da budu za jednu osobu, ili posebno ustrojeni za odeljenje ili čitavu firmu; čak i tada, njihova struktura često se razlikuje u zavisnosti od zaposlenih ili odeljenja koja ih koriste. –
  • USB memorije koje možemo da koristimo za arhiviranje rezervnih kopija ličnih dokumenata, ili da premestimo dokumenta na druga mesta za skladištenje.

Često se koriste sva četiri načina skladištenja, a svaki poseduje jedan deo informacije—koji može a ne mora biti ažuran. Kao posledica toga, postoji velika opasnost da se dokumenta izgube, da budu izložena neovlašćenom pristupu, da budu ukradena i uništena.

Postoje dva glavna izvora problema:

  • Hijerarhijska struktura u obliku stabla. Iako je to jasan i logičan način čuvanja dokumenata, svaka hijerarhija je različita jer ljudi imaju različite poslove i jer razmišljaju na različit način. Kada sistemi postanu preveliki, i kada sadrže informacije koje potiču od nekoliko osoba, to postaje veliki problem.
  • Ljudi dupliraju dokumenta umesto da ih kopiraju u sisteme za skladištenje - u svoje sanduče za elektronsku poštu, na lokalni disk, mrežni uređaj ili na USB memorijski uređaj; tada je teško zapamtiti koja verzija je najnovija.

Rešenje je odustati od hijerarhijske strukture u obliku stabla i umesto toga postavljamo vam samo dva pitanja:

  • O kakvoj vrsti dokumenta je reč?
  • Kakve oznake biste želeli da stavljate na vaša dokumenta da biste ih identifikovali?

Na primer, ako želite da arhivirate ugovor, možete ga označiti direktno sa ekrana multifunkcijskog uređaja pre nego što ga arhivirate u Therefore sistem za upravljanje dokumentima. Na sličan način, dokumente možete označiti praktično sa svake aplikacije.

Zbog postojanja oznaka nema potrebe za bilo kakvom hijerarhijskom strukturom, a pošto svako ko ima pravo pristupa može da pretražuje dokument iz centralne memorije, nema potrebe za dupliranjem dokumenata. Sada imate samo jedno mesto za skladištenje, pretraživanje, distribuciju i obezbeđivanje dokumenata.

U suštini, u tome je lepota sistema za upravljanje dokumentima, ali to je samo nagoveštaj njegovih mogućnosti. On pruža i

  • Proces rada s dokumentima
  • Arhiviranje elektronske pošte
  • Paketno skeniranje
  • Bezbednost dokumenata
  • Automatsko prikupljanje izlaznih dokumenata iz informacionih sistema.
  • Skladištenje na bezbednom mediju u slučaju otkaza sistema

 

spacer
					image
Useful Downloads
Therefore™ Brochure
Therefore™ Video
Related Information
Zbog čega izabrati Therefore™?
Therefore™ mogućnosti nadogradnje
Komponente Therefore™ softvera
Karakteristike Therefore™ softvera
Integrisanost Therefore™ softvera
Therefore™ Home