Transform, DWF Law discovers the benefits of going paperless using digital transformation solutions from Canon

DWF: radimo stvari drugačije

Izazov

DWF LLP je kompanija iz jedne priče o uspehu iz sfere pravne industrije u Ujedinjenom Kraljevstvu, koja je porasla od četvoročlane prakse u kompaniju koja zapošljava preko 2.300 ljudi u 13 međunarodnih kancelarija. Cilj kompanije je nadogradnja na ovaj uspeh penjanjem uz pravne rangove, kako bismo postali jedna od najboljih 15 firmi – što je cilj za koji nisu dovoljne samo finansijske performanse.

Endru Literland, partner i generalni direktor, kaže: „Naša velika šansa jeste da radimo stvari drugačije.“ Ova filozofija saopštava tri strateška cilja kompanije: pružanje bolje usluge klijentima, profitabilnije poslovanje i stvaranje okruženja koje privlači najbolje stručnjake i omogućava im da ispune svoj puni potencijal. U industriji u kojoj dominiraju procesi koji koriste velike količine papira, digitalno upravljanje štampanjem i informacijama je od suštinske važnosti za postizanje ovih ciljeva.

„Industrija je zasićena standardnim metodama rada“, objašnjava Dženis Murs, menadžer za isporuku usluge i nabavku u kompaniji DWF. „Prevazilaženje procesa koji zahtevaju ulaganje dosta vremena i resursa, a koji postoje u pravnoj industriji, daje vam značajnu prednost među konkurencijom.“ Kompanija DWF je zato odlučila da digitalizuje glavne poslovne procese i kreira fleksibilnije radno okruženje. U praksi, bilo je potrebno da upravlja troškovima i kompleksnošću proizvodnje do 57 miliona odštampanih stranica svake godine. A kompanija je morala i da bude usklađena sa strogim regulacionim zahtevima industrije da bi zaštitila poverljive podatke klijenata.

Transform, DWF Law cuts cost and waste by working to become a paperless office

"Canon je odvojio vreme kako bi uvideo jedinstvene potrebe i viziju naše organizacije, a konsalting usluge koje nam je pružio omogućile su nam da detektujemo oblasti u kojima nam tehnologija može pomoći da radimo inteligentnije."

Canon rešenje

U tesnoj saradnji sa kompanijom DWF, Canon je kreirao novu strategiju za dokumente i rekonstruisao infrastrukturu za štampanje u celoj kompaniji. Uveo je mobilni pristup dokumentima, mobilno štampanje i digitalnu prostoriju za poštu, koja automatski digitalizuje i isporučuje sve poslate dokumente direktno u prijemno sanduče primaoca u obliku e-poruke. Dizajniran da pomogne osoblju da radi fleksibilno – bilo onima koji su na putu ili koji rade sa deljenog radnog mesta u drugoj kancelariji – rešenje za dokumente takođe sadrži i bezbednu identifikaciju i sistem za oslobađanje zadataka kako bi se unapredila bezbednost dokumenata.

"Canon nas je izazvao da izađemo iz tipičnih okvira industrije u okviru koje poslujemo i da postavimo sebi teška pitanja o tome šta želimo da postignemo kao kompanija. Zajedno smo uspeli da uradimo stvari koje nijedna druga advokatska kancelarija nije mogla da postigne."

Prednosti

Najveći uticaj digitalne transformacije kompanije možda su osetili zaposleni kompanije DWF, koji sada imaju alatke za efikasno poslovanje, bez obzira na to gde rade. To izdvaja kompaniju od njenih konkurenata po pitanju korisničke usluge koju može da pruži, kao što Murs objašnjava: „Pružajući korisnicima mogućnost da pristupe ključnim informacijama i poslovnim procesima gde god da su, podstičemo efikasnost i ulaganje dodatnog napora za naše klijente.“

Bliže kući, kancelarijski prostor kompanije DWF je sada okruženje koje omogućava bolju saradnju, jer nova infrastruktura za štampanje omogućava klijentima da rade daljinski i da štampaju iz kancelarija kompanije DWF. Murs komentariše: „Činjenica da naši klijenti mogu da dođu u bilo koju od naših kancelarija i rade kao da su u sopstvenoj nešto je što skoro nijedna druga advokatska kancelarija ne može da ponudi.“

Prednosti digitalne prostorije za poštu kompanije Canon su u skoro istoj meri zadivljujuće. Osim što ovo rešenje omogućava besprekorni protok informacija u čitavoj kompaniji, DWF očekuje da će ono generisati i povraćaj investicije u roku od dve godine, kao i tekuće uštede troškova u iznosu do 1 milion GBP godišnje.

Digitalno skladištenje, pravljenje rezervnih kopija i obezbeđivanje dokumenata potpuno je transformisalo i način na koji ljudi pretražuju i arhiviraju informacije. Zaposleni sada mogu da rade brže i efikasnije, a smanjena potreba za papirnim dokumentima dovela je do ogromne uštede prostora u kancelariji – smanjujući troškove fizičkog skladištenja za više od 50%.

Transform, DWF Law improves information security through Canon’s digital transformation solutions

Inovacija ne ide na štetu bezbednosti jer je čitavo rešenje sertifikovano prema najstrožem međunarodnom standardu za upravljanje bezbednošću informacija, ISO 27001. Podržavanjem praćenja i izveštavanja o ekološkim ciljevima, ovo rešenje čak doprinosi smanjenju emisije ugljen-dioksida za kompaniju DWF, podržavajući akreditaciju kompanije za standard ISO 14001.

Ovaj pristup očigledno funkcioniše: 2014. godine, The Financial Times izdvojio je našu firmu kao jednu od najinovativnijih u celoj Evropi. Kao što Murs zaključuje:

"Svaka odluka i rešenje pomogli su nam da poboljšamo uslugu koju pružamo klijentima i način na koji naši zaposleni rade, kao i da stvorimo okruženje koje privlači najbolje stručnjake. Canon nam je pomogao da kreiramo jedno besprekorno, potpuno funkcionalno poslovno okruženje u 13 kancelarija. Možemo da se fokusiramo na pružanje najbolje moguće pravne podrške i uvereni smo da je naša kompanija u rukama stručnjaka."

Saznajte više

Obratite nam se

Otkrijte kako možemo da doprinesemo transformisanju vašeg poslovanja

Saznajte više

  • Canon
  • DWF – studija slučaja digitalne transformacije