Novi pogled na produktivnost, bezbednost i efikasnost zasnovanu na informatičkom oblaku za današnje kancelarijske radnike

Dolazak hibridnog modela poslovanja pokrenuo je tihu revoluciju u mnogim delatnostima. Zaposleni sada često rade sa više lokacija, uključujući kancelariju, kuću, deljene radne prostore ili čak na putovanjima pomoću mobilnih uređaja.

Zajedno sa skoro univerzalnim usvajanjem rešenja informatičkog oblaka i povećavanjem primene digitalizacije i automatizacije, zaposleni sada imaju neuporedive mogućnosti za obradu dokumenata na načine koji im odgovaraju.

Mogućnost štampanja na različitim uređajima na različitim lokacijama i bezbedno skeniranje poverljivih dokumenata od ključne je važnosti za delotvorne poslovne procese, što omogućava efikasno evidentiranje, pronalaženje i arhiviranje dokumenata bez ugrožavanja bezbednosti informacija.

Kao lider na tržištu u oblasti upravljanja štampanjem i dokumentima, svesni smo da uobičajeni postupci koji se tiču štampanja i skeniranja na radnom mestu koja demonstriraju zaposleni u kancelariji ne koriste uvek u potpunosti rešenja informatičkog oblaka dostupna u njihovoj organizaciji – a isto važi i za korišćenje svih mogućnosti uređaja za štampanje i skeniranje. To znači da se investicije koje su kompanije uložile u tehnologiju informatičkog oblaka ne koriste maksimalno.

Jednostavnim izmenama u načinu na koji svaki zaposleni štampa i skenira organizacije mogu da povećaju produktivnost, čime se štedi vreme koje bi inače bilo utrošeno na mukotrpne zadatke koji se ponavljaju, i istovremeno poboljšava bezbednost informacija i dokumenata. Povećavanjem efikasnosti organizacije podržavate i napredak ka ciljevima održivosti.

Da li prepoznajete neki od ovih izazova?

• Morate stalno da putujete u kancelariju radi štampanja dokumenata ili dostavljanja važnih obrazaca radi obrade.
• Morate da šaljete dokumente na svoju adresu e-pošte, a zatim da ih delite sa kolegama kao priloge ili se dokumenti sa vama dele na isti način.
• Morate da čuvate potencijalno poverljive dokumente, kao što su radne biografije ili ugovori, na računaru.
• Ne uspevate da pronađete dokument, da se setite kako ste ga nazvali ili gde ste ga sačuvali.
• Dešava vam se da skenirate gomilu dokumenata pomoću klasične funkcije skeniranja na kancelarijskom višenamenskom štampaču, a zatim morate da razdvojite datoteke i ručno ih imenujete za računarom.

Skeniranje u informatički oblak trenutno poboljšava upravljanje dokumentima jer se dokumenti automatski otpremaju na centralno mesto za skladištenje u informatičkom oblaku. Usled toga, pretraga, pristup i preuzimanje informacija postaju lakši, poboljšavajući saradnju, jer timovi mogu lako da pristupaju skeniranim dokumentima i da ih dele, bez obzira na to odakle rade.

Dodatno izveštavanje pokazuje da zaposleni mogu da izgube do dva sata dnevno tražeći informacije, a više od 76% njih priznaje da čuva lokalne kopije dokumenata. sputava saradnju.

Pošto digitalizacija smanjuje upotrebu papira, ona takođe pomaže organizacijama da postanu održivije, omogućavajući uštedu papira, troškova štampe i fizičkog skladištenja.

I naposletku, skladištenje poverljivih dokumenata lokalno i njihovo deljenje putem e-pošte može da ima potencijalno katastrofalne posledice po organizaciju, ako je bezbednost ugrožena zbog toga što se više kopija dokumenata bez kontrole šalje na različite uređaje na različitim lokacijama.

Kako bismo se pozabavili tim problemima, naši kombinovani nagrađivani višefunkcionalni uređaji kompanije Canon sa podrškom za informatički oblak i vodeća na tržištu rešenja za povezivanje sa informatičkim oblakom pružaju besprekornu integraciju sa svim popularnim rešenjima za skladištenje u informatičkom oblaku koja se danas koriste u poslovanju, što obuhvata OneDrive for Business, SharePoint i Teams kompanije Microsoft, Google Workspace i DropBox.

Canon rešenja za povezivanje sa informatičkim oblakom odgovaraju na širok spektar potreba radnog okruženja, pružajući podršku produktivnijim postupcima štampanja i skeniranja od pojedinačnih korisnika do velikih korporacija:

• Canon Cloud Connector
• Osnovno rešenje za manje organizacije, koje omogućava štampanje i skeniranje u informatičkom oblaku uz minimalne IT resurse.
• uniFLOW Essentials
• Za klijente koji zahtevaju bezbedno štampanje, kao i dodatne funkcije za upravljanje dokumentima, kao što su knjigovodstvo, centralizovani uređaji i upravljanje korisnicima.
• uniFLOW Online
• Prilagodljivo rešenje za štampanje i skeniranje zasnovano na informatičkom oblaku, koje pruža besprekoran hibridni rad, širi izbor uređaja i podršku za više dobavljača. Omogućava i napredne opcije skeniranja, uključujući grupno skeniranje više dokumenata, kao i evidentiranje i indeksiranje dokumenata na osnovu podataka koje sadrže, spremne za dalju obradu. Naposletku, ne postoji jedno rešenje za povezivanje u informatičkom oblaku koje odgovara svima. To zavisi od individualnih potreba vaše organizacije. Koje radne procese primenjujete? Koliko je velika vaša organizacija? Koje modele hibridnog rada primenjujete? Bez obzira na to da li su u pitanju uređaji, rešenja ili usluge sa mogućnošću štampanja i skeniranja u informatičkom oblaku, portfolio usluga kompanije Canon za digitalnu transformaciju može da vam pomogne da na najbolji način iskoristite postojeće investicije, uključujući omiljeno rešenje za skladištenje u informatičkom oblaku, kako biste oslobodili produktivnost i ojačali bezbednost informacija u celoj organizaciji.