Tri tiha uska grla u vašem poslovanju (i kako ih rešiti)

Lideri u operacijama uložili su značajna sredstva u platforme za planiranje resursa preduzeća (ERP), automatizaciju radnih procesa i alate zasnovane na informatičkom oblaku, ali mnogi i dalje primećuju neefikasnosti, rizike u pogledu usaglašenosti i fragmentisane procese koji usporavaju poslovanje.

Jer danas, izazov sa kojim se suočavaju operativni timovi više nije digitalizacija radnih procesa, već njihova integracija u šire poslovanje kako bi se poboljšala efikasnost, ojačala usaglašenost i povećala poslovna agilnost.

Ono što je jasno je da tehnologija sama po sebi ne garantuje efikasnost. Mnogi radni procesi ostaju barem delimično ručni, sa podacima zarobljenim u silosima, odobrenjima koja kasne i praćenjem usaglašenosti koje zahteva ljudski nadzor. Ne iznenađuje što 69% lidera u operacijama i lancu snabdevanja kaže da njihove tehnološke investicije nisu donele očekivane rezultate¹, prema istraživanju PWC-a.

Fokusiranjem na tri često zanemarena izazova – ručne procese, nepovezane sisteme i nedostatak vidljivosti u pogledu usaglašenosti – lideri u operacijama mogu otkloniti uska grla u protoku informacija i ostvariti pun potencijal svojih digitalnih investicija.

Iako je većina procesa zasnovanih na papiru možda nestala, neefikasnosti opstaju u poluautomatizovanim radnim procesima, nepovezanim sistemima i slepim tačkama u pogledu usaglašenosti. Rešavanje ovih izazova ne zahteva nužno više tehnologije, već pametniji, povezaniji pristup upravljanju informacijama.

Uprkos tome što živimo u modernim, digitalizovanim okruženjima, mnogi ljudi se i dalje nalaze u situaciji da rade na kritičnim poslovnim radnim procesima na sve zastarelije načine. Procesi kao što su odobravanje faktura, izveštavanje o usaglašenosti i upravljanje prostorijom za poštu često uključuju nepotreban ručni unos podataka, nizove e-poruka i nepovezane tabele.

Obrada obaveza prema dobavljačima (AP) je glavni primer. Mnogi AP timovi se i dalje oslanjajú na odobravanje faktura putem e-pošte i ručni unos podataka, što posledično dovodi do brojnih kašnjenja i skupih grešaka. Nasuprot tome, pravilno automatizovano preuzimanje, validacija i odobravanje faktura ubrzavaju tok gotovine, poboljšavaju tačnost i oslobađaju finansijske timove za strateški važniji posao.

Nepovezani ili neintegrisani (silosni) sistemi značajno usporavaju operacije. Kada se sistemi ne integrišu besprekorno, zaposleni moraju ručno da prenose podatke između ERP, sistema za upravljanje odnosima sa klijentima (CRM), finansijskih i platformi za upravljanje dokumentima. To dovodi do grešaka, uskih grla i još većeg gubitka vremena.

Proces upravljanja ugovorima je klasičan slučaj. Mnoga preduzeća se i dalje oslanjajú na e-poštu i tabele za upravljanje ugovorima, što otežava bilo koji oblik praćenja odobrenja, kontrole verzija i sprovođenja usaglašenosti. Automatizacija ovih radnih procesa sa ugovorima – od izrade do odobrenja i izvršenja – nudi potpunu vidljivost procesa, brže vreme obrade i stalno praćenje usaglašenosti.

Regulatorni zahtevi rastu, ali mnoge organizacije nemaju uvid u potencijalne rizike u bezbednosti dokumenata, upravljanju informacijama i celokupnoj regulatornoj usaglašenosti. Na primer, 53% preduzeća nema automatizovana prava pristupa dokumentima² – što značajno povećava njihovu izloženost regulatornim kaznama i negativnom PR-u.

Jednostavno rešenje za ove izazove je digitalna pisarnica, koja pomaže u modernizaciji usaglašenosti automatskim preuzimanjem i rutiranjem dolaznih dokumenata. Bilo da stižu putem e-pošte, skeniranog papira ili digitalnih obrazaca. Digitalna prostorija za poštu osigurava da svaki poslovni dokument trenutno stigne do prave osobe ili tima i bez rizika da osetljive informacije završe u pogrešnim rukama.

Poboljšanje upravljanja informacijama donosi mnoge prednosti vašoj organizaciji, poboljšavajući otpornost, agilnost i isplativost u celom preduzeću. Međutim, kao što je objašnjeno u prethodnom odeljku, čak i preduzeća koja su prešla na digitalne procese i radne procese često se bore sa nepotpunom automatizacijom, silosima podataka i bezbednosnim propustima koji ometajú donošenje odluka. Pa kako onda operativni timovi mogu otključati prilike svojih digitalnih investicija?

Smanjenje ručne intervencije u ključnim radnim procesima može značajno poboljšati efikasnost osnovnih poslovnih procesa. Prema istraživanju kompanije Canon³, efikasna automatizacija može smanjiti vreme obrade do 50% – vreme koje timovi mogu umesto toga potrošiti na strateška poboljšanja, a ne na ponavljajuće zadatke.

Povezivanje radnih procesa sa informacijama između poslovnih sistema kao što su ERP, CRM i upravljanje dokumentima, eliminiše potencijalne prepreke i omogućava brže odluke zasnovane na podacima. Kompanije koje implementiraju sveobuhvatnu automatizaciju imaju 75% veću verovatnoću da steknu konkurentsku prednost u odnosu na svoje neautomatizovane konkurente⁴.

Još jedna oblast u kojoj pametnije upravljanje informacijama igra ključnu ulogu je usaglašenost. Samo 51% IT timova izveštava da su politike zadržavanja dokumenata u potpunosti automatizovane⁵, što, naravno, ne samo da povećava rizik od kršenja pravila o usaglašenosti, već stvara ogroman posao za timove koji moraju ručno da upravljaju ovim procesom. Uvođenjem upravljanja informacijama na nivou celog preduzeća, kompanija trenutno jača bezbednost dokumenata, modernizuje usaglašenost i smanjuje izloženost pravnim rizicima.

Rezultat? Istraživanja pokazuju da preduzeća koja optimizuju radne procese sa informacijama mogu smanjiti operativne troškove⁶ do 30%. Jednostavnom optimizacijom vremena obrade dokumenata, eliminisanjem ručnih predaja i automatizacijom provera usaglašenosti, svako preduzeće može uštedeti na troškovima, uz istovremeno poboljšanje produktivnosti.

Iako digitalna optimizacija može delovati kao zastrašujući zadatak, stvarnost je samo niz jednostavnih koraka:

1. Procenite trenutne radne procese kako biste identifikovali uska grla i ručne intervencije koje usporavaju operacije.
2. Srušite prepreke između odeljenja integrisanjem informacija između ERP, CRM i sistema za usaglašenost.
3. Automatizujte procese visokog uticaja, kao što su odobravanje faktura, upravljanje ugovorima i trenutno rutiranje dokumenata putem digitalne prostorije za poštu.
4. Poboljšajte bezbednost i usaglašenost implementacijom automatizovanih politika zadržavanja podataka, kontrola pristupa i inicijativa za upravljanje na nivou cele kompanije.
5. Udružite se sa stručnjacima koji razumeju kako efikasno integrisati rešenja za upravljanje informacijama.

Sledeća faza digitalne transformacije u poslovanju nije usvajanje još više tehnologije. Umesto toga, potrebno je da tehnologija radi pametnije. One kompanije koje uspeju da premoste jaz u efikasnosti – da inteligentno automatizuju, integrišu sisteme i osiguraju da podaci nesmetano teku kroz preduzeće – steći će ključnu prednost u brzini, uštedi troškova i operativnoj otpornosti.

Ključ je u identifikovanju prilika za automatizaciju ključnih radnih procesa, povezivanju različitih IT sistema širom preduzeća i smanjenju oslanjanja na ručnu usaglašenost. Tek tada će preduzeća povezati sve tačke i početi da izvlače maksimum iz digitalne transformacije.

Efikasno upravljanje informacijama nije samo uzvišena ambicija, to je strateška imovina kojoj svaka organizacija mora posvetiti pažnju. Ono donosi merljiv poslovni uticaj. A sa pravim rešenjima, kao što su digitalne prostorije za poštu, upravljanje ugovorima i automatizacija obaveza prema dobavljačima, organizacije konačno mogu da prevaziđu fragmentisane radne procese i izgrade operativni model budućnosti.