Naša četiri najbolja saveta za besprekorno uvođenje tehnologije za upravljanje informacijama

Odluka o ulaganju u novu tehnologiju radi poboljšanja protoka informacija kroz organizaciju je jedna stvar. Uspešno uvođenje te tehnologije uz minimalne poremećaje i istovremeno održavanje niskih troškova, nešto je sasvim drugo.

Važno je uraditi to kako treba, jer katastrofalne implementacije tehnologije dospevaju na naslovne strane – bilo da je reč o napuštenom NHS sistemu za evidenciju pacijenata opisanom kao „najveći IT neuspeh ikada viđen“¹ ili o neuspelom sistemu automatizacije skladišta kompanije Sainsbury, koji je kasnije napušten, uz trošak od 150 miliona funti².

Naše novo istraživanje anketiralo je hiljade donosilaca IT odluka da bi se razumelo kako se poslovni procesi razvijaju. Pokazalo je da je tokom implementacija nove tehnologije kompatibilnost sa postojećom arhitekturom izglasana za najveći izazov sa kojim se suočavaju donosioci IT odluka.

Ovi problemi mogu biti kobni za projekat uvođenja nove tehnologije, u vreme kada mnoga preduzeća teže da postanu digitalno zrelija. Čak smo otkrili da je 10% ispitanika bilo prinuđeno da u potpunosti napusti implementaciju u poslednjih nekoliko godina.

U ovom članku ćemo predstaviti četiri oblasti koje donosioci IT odluka treba da uzmu u obzir prilikom implementacije nove tehnologije. Pravilno postupanje sa ovim elementima pruža šansu za glatkije i isplativije uvođenje, tako da preduzeća mogu početi da uviđaju koristi od svojih novih sistema.

Kao deo našeg istraživanja za izveštaj, pitali smo donosioce IT odluka o izazovima sa kojima su se suočili poslednji put kada su preduzeli stratešku implementaciju tehnologije. Integracija sa postojećim IT okruženjem bila je najčešće navođen problem, sa 28%.

Zbog toga se, kada donosioci IT odluka razmatraju novu investiciju, kompatibilnost takođe pojavila kao najvažniji faktor tokom procesa nabavke – čak i iznad samih mogućnosti tehnologije.

Međutim, s obzirom na vreme, troškove i izazove povezane sa uvođenjem potpuno novih rešenja, naš savet je da se nabavci pristupi strateški, dajući prioritet skalabilnim tehnologijama koje vam omogućavaju da dodajete nove mogućnosti kako se poslovanje razvija, bez potrebe za velikim novim implementacijama.

Pitali smo donosioce IT odluka o nivou podrške koju su imali prilikom poslednje velike implementacije tehnologije. 61% je reklo da su u nekom svojstvu koristili nezavisnog dobavljača.

Zanimljivo je da nemaju sva preduzeća isti pristup kada traže spoljnu pomoć. 34% traži osnovni nivo podrške, koji im daje samopouzdanje da zatim sami upravljaju zadatkom. 35% traži saradničko partnerstvo, u kojem se odgovornost za projekat deli. Na kraju, 30% donosilaca IT odluka preferira da radi sa partnerom koji će preuzeti punu odgovornost za projekat, od početka do kraja.

To zaista zavisi od potreba i mogućnosti organizacije. Velike organizacije sa preko 5.000 zaposlenih češće biraju punu saradnju, što nije iznenađujuće s obzirom na složenost implementacije nove tehnologije u preduzećima te veličine.

Ključni zaključak je da ne postoji univerzalna strategija – svako preduzeće treba da razmotri gde leže njegove snage i slabosti pre nego što angažuje spoljnu podršku.

Pravi izbor za vas zavisi od prioriteta vaše organizacije.

Na primer, naše istraživanje je pokazalo da su preduzeća koja su sama upravljala poslednjom velikom implementacijom tehnologije prijavila najmanje problema sa kompatibilnošću i kašnjenja – pa ako je brzina vaš najveći prioritet, ovo bi mogla da bude najbolja opcija. Međutim, ovo sa sobom nosi cenu manje kontinuirane podrške, jer je petina smatrala da postoji nedostatak komunikacije sa dobavljačima, a svaki sedmi nije imao postprodajnu podršku.

Oni donosioci IT odluka koji su se odlučili za punu saradnju sa nezavisnim dobavljačem imali su veću šansu da ne prijave nikakve izazove (21%). Izbor ovog puta takođe je značio bolju postprodajnu podršku i komunikaciju, a što je ključno, samo 5% je moralo da napusti projekat – gotovo upola manje nego kod internih implementacija. Jedna mana na koju je naše istraživanje ukazalo bio je blagi porast stope problema sa funkcionalnošću.

Ono što je jasno jeste da pokušaj primene mešovitog pristupa podršci, bilo da je nezavisna strana odgovorna na početku, a zatim se uvođenje sprovodi interno, ili obrnuto, može prizvati nevolje. Preko 90% donosilaca IT odluka koji su krenuli ovim putem prijavilo je izazove, a znatno više njih bilo je prinuđeno da napusti projekat. Ovaj pristup je takođe doveo do veće stope problema kao što su tehnologija koja ne odgovara nameni ili niska stopa prihvatanja novih sistema od strane zaposlenih.

Ono što će biti očigledno svim donosiocima IT odluka koji su se nosili sa ovim izazovima jeste da nisu svi partneri jednaki.

Odabir pravog partnera za veliku implementaciju tehnologije nije laka odluka. Mnogo stvari zavisi od toga.

Dobar partner može da sarađuje sa donosiocima IT odluka i različitim poslovnim linijama kako bi ublažio neke od rizika kompatibilnosti i vremenskih okvira povezanih sa velikim i složenim projektima. Ali i suprotno je tačno. Kao što smo videli, problemi sa kompatibilnošću i kašnjenja zapravo mogu da budu pogoršani punom saradnjom.

Šta nam ovo govori? Ključno je da donosioci IT odluka rade sa partnerom koji ima temeljnu stručnost u integraciji rešenja i specijalističko znanje o tehnologiji koju nameravaju da usvoje. Potencijalni partneri moraju da budu u stanju da uredno objedine različita rešenja, orkestrirajući ih tako da funkcionišu usklađeno.

Uspešna implementacija takođe zahteva dubinsko razumevanje poslovnih procesa – posebno kako se dokumenti i informacije obrađuju u organizaciji – kako bi se uklonilo svako otežano funkcionisanje.

Konačno, najbolji partner treba da uliva poverenje, kako bi donosioci IT odluka mogli svesrdno da se posvete automatizovanoj budućnosti, otključavajući koristi od poboljšane bezbednosti i usaglašenosti, povećane produktivnosti i izuzetnog korisničkog iskustva.

Ne postoje trenutna rešenja koja implementaciju nove tehnologije čine lakom. Po prirodi, to je izazovan proces, gde problemi sa kompatibilnošću predstavljaju stalnu brigu.

Međutim, preduzeća koja su već digitalno zrelija, sa kulturom kompanije koja prihvata novu tehnologiju i nove ideje, u dobroj su poziciji da uspeju. Ako donosioci IT odluka planiraju za budućnost, obezbede potrebnu podršku i pronađu partnera koji je u stanju da pruži pravu podršku, imaće najbolje moguće šanse za uspešno uvođenje, koje će doneti koristi celoj organizaciji u godinama koje dolaze.

U kompaniji Canon imamo preko 30 godina iskustva u inženjeringu poslovnih procesa, kao i u implementaciji i orkestraciji rešenja. Već smo podržali preko 2.700 klijenata širom Evrope u poboljšanju upravljanja informacijama. Specijalizovani smo za hiperautomatizaciju radnih procesa i upravljanje digitalnim dokumentima – tako da, gde god da se nalazite na putu upravljanja informacijama, spremni smo da vam pomognemo da pređete na sledeću fazu.

Preuzmite naš izveštaj sada da biste saznali više o uobičajenim zamkama sa kojima se preduzeća suočavaju tokom uvođenja tehnologije – i kako organizacije koriste tehnologije poput automatizacije za bolje upravljanje informacijama.