Automatizacija nije nov fenomen. Vođeni potrebom za povećanom produktivnošću, ljudi su osmišljavali tehnologije za obavljanje zadataka bez pomoći. Vekovima, od parnih razboja do linija za sklapanje automobila, automatizacija je pomagala da se zaposleni oslobode monotonih i ponavljajućih zadataka kako bi radna mesta postala efikasnija ¹.

Ali u kancelarijskom radu, automatizacija poprima drugačije oblike. Informacioni stručnjaci znanja dodaju vrednost stvaranjem i deljenjem informacija – tako da mogućnost da se to radi efikasnije predstavlja veliki podsticaj konkurentnosti.

Nedavno smo sproveli istraživanje o tome kako se radni procesi na radnom mestu menjaju – uključujući kako organizacije upravljaju dokumentima i informacijama – i saznali da organizacije sada počinju da primenjuju automatizaciju na različite načine. To je, zauzvrat, otključalo koristi koje daleko prevazilaze efikasnost, kao što su poboljšanje korisničkog iskustva i održavanje bezbednosti i usaglašenosti.

Međutim, takođe smo videli da mnoga preduzeća imaju poteškoća da napreduju od osnovnijih oblika automatizacije ka naprednim tipovima. Pa smo se onda zapitali: zašto?

Iako je automatizacija već bila brzorastuća industrija pre pandemije, poslednjih nekoliko godina zabeležen je porast njene upotrebe, pri čemu je globalno tržište automatizacije poslovnih procesa poraslo sa 5,1 milijardu dolara u 2016. na 12,7 milijardi dolara u 2021. godini². Pandemija je ubrzala ovaj proces jer je naterala mnoga preduzeća da digitalizuju velike oblasti svog poslovanja³. Zapravo, prema kompaniji McKinsey, usvajanje tehnologije odvijalo se oko 25 puta brže nego pre pandemije⁴.

Rezultat? Preduzeća su napravila značajne korake u automatizaciji prethodno zanemarenih poslovnih funkcija, kao što su korisnička podrška, HR i obrada faktura, koje uključuju ponavljajuće procese koji su veoma pogodni za automatizaciju, čak i ako mnoge organizacije ranije nisu bile u mogućnosti da tome daju prioritet.

McKinsey je takođe utvrdio da su se, sa ovim napretkom, stavovi promenili od korišćenja automatizacije za smanjenje troškova ka sticanju konkurentske prednosti⁵. Kako automatizacija postaje naprednija i primenjuje se na složenije poslovne procese, ona donosi više strateških koristi.

Naše istraživanje uključivalo je ispitivanje donosilaca IT odluka o njihovim iskustvima sa automatizacijom. Iz njihovih odgovora, identifikovali smo tri ključne oblasti u kojima su dosledno uviđali koristi:

Produktivnost je jedna od koristi koja se najčešće povezuje sa automatizacijom, i naše istraživanje je to potvrdilo. 37% donosilaca IT odluka reklo je da ona omogućava timovima da rade efikasnije, što je čini glavnom korišću.

32% donosilaca IT odluka utvrdilo je da je njihovo ulaganje u automatizaciju olakšalo upravljanje usaglašenošću i zaštitu kritičnih informacija.

34% donosilaca IT odluka sa kojima smo razgovarali reklo je da im je automatizacija pomogla da poboljšaju korisničko iskustvo – što je jedna od tri glavne koristi.

Donosioci IT odluka su očigledno zadovoljni automatizacijom koju imaju. Ali da li postoje oblasti u kojima bi mogli ići dalje, kako bi uneli više koristi od automatizacije u svoje organizacije?

Zaštita podataka je stalna briga za donosioce IT odluka, a sa sve većom primenom virtuelnog i hibridnog načina rada, organizacijama je teže da prate ponašanje zaposlenih. 36% donosilaca IT odluka reklo je da zna ili veruje da zaposleni ne prate procese usaglašavanja – pa ne iznenađuje što već ulažu u tehnologiju za upravljanje digitalnim dokumentima kako bi stekli bolju vidljivost i kontrolu nad protokom informacija kroz organizaciju.

Na primer, 53% donosilaca IT odluka ima uspostavljena automatska prava pristupa, osiguravajući da neovlašćeni zaposleni ne mogu da pristupe osetljivim dokumentima. 51% je automatski primenilo vremenske okvire za čuvanje kako bi osigurali da se osetljivi dokumenti brišu u skladu sa GDPR-om.

Sve u svemu, otprilike polovina donosilaca IT odluka kaže da je implementirala neku od potencijalnih mogućnosti upravljanja digitalnim dokumentima o kojima smo ih pitali.