Preopterećenost podacima: zašto finansijski timovi moraju ponovo da razmisle o upravljanju informacijama

Jer, dok je digitalna transformacija preoblikovala mnoge poslovne oblasti, finansijske operacije – posebno AP – često zaostaju. Ručni unos podataka, fragmentisani procesi odobravanja i loša integracija sistema i dalje predstavljaju značajna uska grla. Finansijski lideri prepoznaju prednosti automatizacije, ali implementacija ostaje nedosledna, pri čemu mnogi timovi samo delimično automatizuju svoje radne procese.

Najnoviji Izveštaj o trendovima u automatizaciji obaveza prema dobavljačima¹ je utvrdio da, iako većina preduzeća prepoznaje potrebu za automatizacijom, 74% i dalje posluje sa samo delimično automatizovanim AP procesima. To mora da se promeni. Za finansijske timove može biti demorališuće da provode veliki deo radne nedelje u administratiranju. A finansijski lideri treba da pokažu da njihovo odeljenje nije samo troškovni centar, već da je ključno za pametno planiranje, strategiju i donošenje odluka zasnovano na podacima na najvišim nivoima poslovanja.

Preko petine AP timova kasni mesecima sa obradom faktura², a to je važno jer u današnjem nestabilnom poslovnom okruženju, poznavanje toga koliko novca preduzeće duguje – i kada treba da ga plati – predstavlja osnovu finansijske fleksibilnosti. U neizvesnim vremenima, preduzeća sa slabom vidljivošću toka gotovine mogu se naći u situaciji da ne mogu da reaguju na tržišne promene – i mogla bi imati problema sa pristupom kreditu pod povoljnim uslovima³.

Finansijski lideri će videti dalekosežne strateške koristi od prelaska na finansijsko odeljenje sa digitalnim pristupom na prvom mestu, kao što su jača usaglašenost i smanjeni troškovi, dok će istovremeno osnažiti svoje visokokvalifikovane finansijske profesionalce da rade na dugoročnom planiranju veće vrednosti, umesto na zadacima ručnog unosa podataka.

Za preduzeća koja još uvek ručno upravljaju finansijskim operacijama, neefikasnosti se pojavljuju u svakoj fazi. Fakture stižu u više formata – neke digitalne, neke i dalje na papiru – zahtevajući ručni unos podataka pre obrade. Radni procesi odobravanja su često spori i fragmentisani, što dovodi do kašnjenja, propuštenih plaćanja i narušenih odnosa sa dobavljačima. A ovi izazovi su često samo vrh ledenog brega.

Prema Izveštaju o AP trendovima, 60% faktura se i dalje ručno unosi u ERP ili računovodstvene sisteme, a 52% AP profesionalaca provodi više od deset sati nedeljno obrađujući fakture. Ove neefikasnosti troše vreme i stvaraju značajan stres za finansijske timove, pri čemu 64% ispitanika navodi loše procese kao najveći izazov.

Usaglašenost takođe postaje sve složenija. Regulatorne kazne u oblastima koje se odnose na „Upoznaj klijenta“ (KYC) i upravljanje životnim ciklusom klijenta (CLM) porasle su za 53% poslednjih godina, prema nekim istraživanjima⁴. Bez strukturiranih procesa upravljanja informacijama i finansijama koji bi se bavili stalno promenljivim regulatornim okruženjem, preduzeća se izlažu nepotrebnim finansijskim i reputacionim rizicima.

Međutim, organizacije koje su usvojile modernu tehnologiju u finansijskom odeljenju napreduju. Istraživanje kompanije Ardent Partners⁵ pokazuje da najbolja u klasi AP automatizacija štedi 79,5% na troškovima obrade faktura i zahteva za trećinu manje zaposlenih za upravljanje AP radnim procesima od prosečnih kompanija.

Finansijski lideri poznaju bolne tačke. Ali njihovo prevazilaženje zahteva više od postepenih poboljšanja sistema i procesa. Zahteva fundamentalnu promenu u načinu na koji se finansijskim informacijama upravlja, pristupa im se i na koji se obrađuju. Ukratko, zahteva pametnije upravljanje informacijama.

Organizacije koje modernizuju pristup upravljanju informacijama mogu ostvariti transformativne koristi. Ali kako to izgleda u praksi?

Preduzeća treba da digitalizuju finansijske radne procese, automatizuju odobravanje faktura i centralizuju finansijske dokumente. Time će steći veću kontrolu, smanjiti troškove i osloboditi finansijske timove svakodnevnih, rutinskih procesa, kako bi se fokusirali na zadatke veće vrednosti.

Jedan od najupečatljivijih uticaja je u brzini obrade faktura. Istraživanje organizacije Ardent pokazuje da preduzeća koja koriste AP automatizaciju obrađuju fakture 81% brže, smanjujući prosečno vreme ciklusa obrade faktura sa preko 10 na samo 3 dana, za finansijska odeljenja visokih performansi.

Pored operativne efikasnosti, strukturiran pristup upravljanju informacijama takođe poboljšava finansijsku tačnost i vidljivost. Studija o trendovima u AP automatizaciji je utvrdila da organizacije sa potpuno digitalizovanim AP radnim procesima smanjuju greške u obradi za 73% i doživljavaju poboljšanje tačnosti finansijskog izveštavanja od 40%. Ovaj nivo precizne transparentnosti omogućava finansijskim liderima da donose odluke zasnovane na podacima, optimizuju obrtni kapital i ojačaju finansijsku kontrolu.

Za mnoge finansijske timove, prelazak na potpuno digitalizovan, automatizovan finansijski radni proces može delovati kao zastrašujući izazov. Promena sa ručnih procesa i zastarelih sistema zahteva više od samog odabira prave tehnologije – zahteva strukturiran, fazni pristup koji je u skladu sa poslovnim ciljevima, ublažava rizik i osigurava besprekorno usvajanje.

Prelazak na digitalno zrelu finansijsku funkciju neće se dogoditi za jedan dan. Ipak, prateći plan korak po korak, finansijski timovi mogu smanjiti poremećaje, ubrzati povraćaj investicije (ROI) i stvoriti osnovu za dugoročan uspeh.

• Korak 1: Identifikujte neefikasnosti u finansijama i AP-u
Pre implementacije tehnologije, preduzeća bi trebalo da izvrše reviziju postojećih radnih procesa i aktivnosti, mapirajući neefikasnosti, kao što su spora odobrenja, ručni unos podataka i loša vidljivost finansijskih poslova.

• Korak 2: Izaberite prava rešenja i dobavljače
Organizacije bi trebalo da daju prioritet rešenjima i dobavljačima koji najbolje odgovaraju njihovim internim izazovima. Oblasti kao što su obrada faktura, automatizacija upravljanja ugovorima i rešenja za digitalnu prostoriju za poštu uobičajene su polazne tačke. Dobavljači rešenja sa iskustvom u ovim oblastima ne samo da automatizuju ključne finansijske procese, već obično mogu ponuditi i integraciju sa ERP i finansijskim sistemima kako bi obezbedili ključan pristup finansijskim podacima u realnom vremenu širom preduzeća.

• Korak 3: Implementirajte u fazama
Najuspešnije digitalne transformacije često počinju rešavanjem oblasti visokog uticaja. Mnoga preduzeća počinju automatizacijom preuzimanja i odobravanja faktura, a zatim se šire na druge oblasti. Ovaj fazni pristup osigurava glatku tranziciju i brz povraćaj investicije.

• Korak 4: Obučite timove i vodite upravljanje promenama
Realnost je da je finansijska automatizacija efikasna onoliko koliko su efikasni timovi koji je koriste. Udruženje za inteligentno upravljanje informacijama (AIIM)⁶ izveštava da preduzeća koja ulažu u strukturiranu obuku i upravljanje promenama imaju 25% veću stopu uspeha u usvajanju sistema. Shodno tome, osiguravanje da finansijski timovi u potpunosti razumeju i prihvate digitalne radne procese ključno je za dugoročan uspeh.

• Korak 5: Pratite, optimizujte i skalirajte
Korišćenjem analitičkih kontrolnih tabli u realnom vremenu, finansijski timovi mogu pratiti poboljšanja u vremenu ciklusa obrade faktura, smanjenju grešaka i nivou usaglašenosti. Ovi podaci o performansama pomažu u daljem usavršavanju radnih procesa, osiguravajući kontinuirano poboljšanje procesa tokom vremena.

Za finansijske timove, prelazak na pametnije upravljanje informacijama nije samo pitanje efikasnosti – to je pitanje otpornosti, kontrole i sposobnosti prilagođavanja sve složenijem finansijskom pejzažu. Kako preduzeća nastavljaju da rastu, ručni radni procesi, razbacani finansijski zapisi i rizici u pogledu usaglašenosti jednostavno su neodrživi.

Vreme je da finansije zauzmu svoje mesto za glavnim stolom. Gde god se donosi važna poslovna odluka, napredni finansijski lideri biće tu da ponude uvide zasnovane na podacima i strateško savetovanje, pokazujući da njihova vrednost ide daleko izvan pružanja jednostavne računovodstvene usluge.