Od papira do napretka: kako pametnije upravljanje HR informacijama otključava strateški uticaj

Ali uz sav taj zamah napred, zašto načini rada u HR-u nisu išli u korak sa tim? Ukratko, zašto se toliko zaposlenih u HR-u i dalje nalazi u situaciji da fotokopira ugovore i ručno unosi podatke u tabele kao da je 2005. godina?

Čak i dok široke promene u politikama zapošljavanja i načinima rada u mnogim preduzećima stavljaju HR u centar pažnje i ubrzavaju njegovu evoluciju od taktičke funkcije do strateškog prioriteta, mnoga HR odeljenja ostaju sputana ručnim procesima, sporim radnim procesima i fragmentisanim sistemima.

Uprkos napretku u tehnologiji na radnom mestu, 48% HR profesionalaca ocenjuje sopstveno upravljanje informacijama kao osrednje ili loše¹. Mnogi se i dalje oslanjaju na procese zasnovane na papiru, na nizove e-poruka i tabele za praćenje evidencije zaposlenih, usaglašenosti i ocena performansi. Ova neefikasnost troši vreme, povećava rizik i ograničava sposobnost HR-a da pruži stratešku vrednost.

Da bi HR timovi dodali najviše vrednosti u modernim preduzećima, potrebno je da se pređe sa trošenja vremena na reaktivno izvršavanje zadataka, na predviđanje poslovnih potreba. Da bi se to dogodilo, HR timovima su potrebni alati da efikasnije obavljaju administrativne poslove, sa manje nadzora, oslobađajući ih da pokreću promene kroz svoje organizacije.

Kada HR procesi ne funkcionišu, cela organizacija oseća posledice.

Loše iskustvo prilikom uvođenja u posao, na primer, može ostaviti trajan utisak. Uticaj može biti ozbiljan, pri čemu se jedan od četiri zaposlena oseća iznevereno u prva tri meseca². Loši sistemi takođe unose potencijalne rizike usaglašenosti, pri čemu 31% organizacija priznaje da je bezbednost njihovih HR podataka neadekvatna³. Ove neefikasnosti povećavaju fluktuaciju zaposlenih, stvaraju rizike upravljanja i sprečavaju HR da se bavi strateškim prioritetima.

HR timovi provode u proseku pet ili više sati nedeljno na administrativnim zadacima⁴ – a za veće organizacije, ovaj broj naglo raste. U nedostatku efikasnih digitalnih sistema, HR profesionalci provode više vremena jureći odobrenja, ručno prateći usaglašenost i sastavljajući izveštaje, umesto da se fokusiraju na strategiju talenata.

HR odeljenja rukuju osetljivim informacijama o zaposlenima, a ipak se mnoga i dalje oslanjaju na nepovezane tabele, papirnu evidenciju ili zastarele sisteme. Samo kazne za GDPR su premašile 2,1 milijardu evra širom EU u 2023. godini⁵. Bez bezbednog, automatizovanog praćenja usaglašenosti u HR-u, organizacije se suočavaju sa povećanim pravnim rizikom.

HR timovi poseduju vredne podatke o radnoj snazi, ali često nemaju alate da ih analiziraju i deluju na osnovu njih. Kako HR lideri teže da zauzmu strateški položaj u odnosu na izvršne liderske timove, pristup uvidima u trendove zaposlenih, nedostatke veština i rizike od odlaska u realnom vremenu biće ključan za prelazak sa reaktivnog na proaktivno donošenje odluka⁶.

Vodeće organizacije prelaze na automatizovane, digitalne HR procese koji smanjuju vreme potrošeno na administriranje, poboljšavaju bezbednost i otključavaju uvide zasnovane na podacima. Time vide prednosti koje daleko prevazilaze tradicionalno upravljanje ljudima u HR-u.

HR timovi koji koriste automatizaciju dramatično smanjuju administrativna opterećenja. Canon Italija, na primer, interno je implementirao digitalni sistem za upravljanje HR predmetima, smanjivši vreme potrošeno na administriranje za 15%, uz poboljšanje praćenja usaglašenosti⁷. Funkcionalnosti kao što su samouslužni HR portali omogućavaju zaposlenima da pristupaju smernicama, traže odsustvo i ažuriraju evidenciju bez ručne intervencije HR-a, smanjujući broj upita do 50%⁸.

Automatizovano praćenje dokumenata, nadzor usaglašenosti i bezbedan pristup HR informacijama zasnovan na ulogama značajno smanjuju rizike usaglašenosti i bezbednosti. Ovde je postignut dobar napredak, sa preko 53% IT lidera koji su već implementirali automatizovane mere bezbednosti za HR evidenciju kako bi sprečili neovlašćen pristup⁹.

HR timovi koriste različite metode za praćenje kritičnih podataka o radnoj snazi, kao što su trendovi fluktuacije i angažovanosti. Mnoge od ovih metoda uključuju ručni pregled informacija iz različitih izvora i sastavljanje izveštaja. Kontrolne table u realnom vremenu pružaju trenutan pristup ovim podacima, dok otključavaju prediktivnu analitiku, kako bi pomogle HR liderima da predvide potrebe za zapošljavanjem, identifikuju rizike od osipanja zaposlenih i planiraju buduće nedostatke veština¹⁰.

Pre svega, HR se bavi ljudima, a ne procesima. Pristup sa digitalnim na prvom mestu poboljšava uvođenje u posao, praćenje performansi i dostupnost HR usluga, nudeći zaposlenima besprekorno digitalno iskustvo koje očekuju. Istraživanje kompanije Canon pokazuje da kompanije koje modernizuju svoje HR sisteme beleže porast zadovoljstva zaposlenih od 25%¹¹.

Za mnoge HR timove, digitalizacija upravljanja informacijama može delovati kao ogroman poduhvat. Dobra vest je da transformacija ne mora biti bolna niti se desiti preko noći. Strukturiran, fazni pristup osigurava brze pobede dok postavlja temelje za dugoročnu digitalizaciju.

1. Procenite trenutne neefikasnosti – Identifikujte uska grla u HR radnim procesima i praćenju usaglašenosti.
2. Izaberite integrisani HR informacioni sistem (HRIS) – Uverite se da uključuje funkcije za automatizaciju, analitiku i bezbedne kontrole pristupa.
3. Digitalizujte i centralizujte evidenciju zaposlenih – Pređite sa papirne na digitalnu arhivu radi bržeg pristupa i bolje bezbednosti.
4. Automatizujte ključne HR radne procese – Počnite sa oblastima kao što su uvođenje u posao, praćenje usaglašenosti i upravljanje performansama, da biste videli brze rezultate.
5. Ojačajte usaglašenost i bezbednost – Implementirajte automatizovane politike zadržavanja dokumenata, evidencije o reviziji i pristup zasnovan na ulogama.
6. Podržite usvajanje obukom i upravljanjem promenama – Osigurajte da su HR timovi i zaposleni sigurni u korišćenje novih sistema.

HR lideri imaju jedinstvenu priliku da redefinišu svoju ulogu u poslovanju. Više se ne posmatraju kao administratori, već postaju strateški pokretači, planeri radne snage i ključni donosioci odluka. Ali da bi to postigli, potrebni su im moderni, digitalni alati koji im omogućavaju da se fokusiraju na ljude, a ne na papirologiju.

Prelazak na inteligentno upravljanje informacijama nije samo potez radi efikasnosti – to je fundamentalna promena u načinu na koji HR posluje. Oni koji se modernizuju poboljšaće iskustvo zaposlenih, ojačati usaglašenost i steći uvide potrebne za postizanje poslovnog uspeha.

Pitanje više nije da li HR funkcija treba da se digitalizuje, već koliko brzo vaša organizacija može da izvrši promenu.