Simplify, Leeds City Council optimise their print service using Canon document solutions

Gradski odbor Lidsa: postati najbolji, uz manja ulaganja

Izazov

Gradski odbor Lidsa pruža važne usluge podrške za 700.000 građana i druga je po veličini gradska vlast u Ujedinjenom Kraljevstvu. A želi da bude najbolja – kako zbog kvaliteta usluga koje pruža, tako i zbog načina na koji ih pruža. U doba umerenosti i smanjenja potrošnje u javnom sektoru, to predstavlja izazov.

Iako žele da poboljšaju produktivnost istovremeno smanjujući troškove štampanja i otpad, Odbor takođe želi da se pozabavi promenama načina na koji građani pristupaju javnim uslugama. Helena Filips, direktor zajedničkih usluga, objašnjava: „Sve više komunikacije se obavlja digitalnim kanalima, zato izazov sa kojim se suočavamo jeste unapređenje usluga koje pružamo, u okviru budžeta koji su sve manji.“

"Prioritet za nas bio je da implementiramo pametno rešenje štampe koje bi Odboru uštedelo novac i vreme."

Simplify, Leeds City Council boost productivity through Canon’s printing and document management solutions

Kada je utvrđivanje neefikasnih sfera u pitanju, usluga štampanja Odbora bila je očigledni kandidat. Štampanje predstavlja glavnu IT funkciju za 12.500 zaposlenih, ali održavanje i upravljanje grupom umreženih i samostalnih uređaja je bilo teško. Kristi Mekarti, menadžer usluga štampanja, se podseća: „Moj tim je provodio dane baveći se greškama i pokušavajući da umanji prekide. Prioritet za nas bio je da implementiramo pametno rešenje koje bi Odboru uštedelo novac i vreme.“

Canon rešenje

U bliskoj saradnji sa Odborom, Canon je razvio rešenje štampe za čitavu organizaciju, koje se naziva PrintSmart. Ono se sastoji od 850 naprednih višenamenskih crno-belih uređaja i uređaja u boji (MFD) i integrisanog rešenja servera za faks u jedan sistem za upravljanje.

"Canon je odmah preuzeo ulogu strateškog partnera, pre nego dobavljača."

Da bismo pomogli Odboru da uvede PrintSmart za samo šest meseci, Canon je uveo tutorijale na mreži i video tutorijale, kao i programe obuke kako bi kreirao „superkorisnike“ koji bi mogli da pokažu kolegama iz Odbora kako da koriste poboljšani sistem. Za Endrua Bajroma, menadžera usluga i infrastrukture, „Canon je preuzeo ulogu strateškog partnera, pre nego dobavljača. Članovi tima su bili potpuno posvećeni i nadmašivali su očekivanja svakodnevno – naročito tokom faze tranzicije, prepune izazova. Tehnologija je bila toliko dobra i jednostavna za upotrebu da su je ljudi jednostavno prihvatili.“

Prednosti

PrintSmart je imao trenutni finansijski uticaj – tako što je uštedeo Odboru oko 30% vrednosti prethodnog ugovora i to tokom prve godine, a više od 400.000 GBP do danas. Zamenom grupe štampača manjim brojem ekonomičnijih višenamenskih uređaja, broj uređaja za štampanje je racionalizovan za 39% vodeći do smanjenja obima štampe od 25% samo u prvoj godini. Ekološke uštede bile su slično zadivljujuće. Sa procenjenih 1.007.318 gasova staklene bašte (kg) i 18.139 stabala sačuvanih tokom prvih 12 meseci, Lids je na dobrom putu da postane grad sa manjom emisijom ugljen-dioksida.

"Poboljšanje je dramatično. Zahvaljujući malim promenama kao što su vidljivost redova za štampanje i pojedinačni pristup pomoću PIN-a, dokumenti se neće izgubiti i uštedećete vreme."

A došlo je i do velikog porasta produktivnosti, kao što to objašnjava Džo Miklo, šef poslovne administracije: „Poboljšanje je dramatično. Zahvaljujući malim promenama kao što su vidljivost redova za štampanje i pojedinačni pristup pomoću PIN-a, dokumenti se ne gube i štedite vreme dok ih preuzimate. A jednostavno skeniranje podataka takođe nam omogućava da brže odgovorimo za zahteve građana.“ Vreme neoperativnosti je praktično eliminisano, a za Enrua Bajroma, najjasniji znak uspeha je to što nije dobio nijednu pritužbu mesecima.

U domenu bezbednosti podataka takođe su zabeležena velika poboljšanja. Na primer, napredno rešenje za faks koje se koristi za razmenu informacija između bolnica i škola, garantuje bezbedno rukovanje poverljivim informacijama. Nove mere kao što je pojedinačni pristup pomoću PIN-a i automatsko brisanje zadataka štampe posle 24 sata takođe su dovele do značajnog poboljšanja u ovoj oblasti.

Digitalni odbor

Uz pomoć kompanije Canon, Endru Bajrom namerava da smanji obim štampe Odbora za dodatnih pet procena svake godine. Koristeći sistemske detaljne izveštaje o podacima, njegov tim će ciljati odeljenja u kojima primete da se dosta troši na štampanje i naučiti osoblje kako da umanje obim štampe. Cilj je omogućiti da nova infrastruktura štampanja generiše dugoročni povraćaj investicije, tako da Odbor može da cilja druge oblasti za poboljšanja i uštede.

Simplify, Leeds City Council cut costs and waste, using plug and play technology from Canon

"Ponovnim razmatranjem načina na koji radimo, Canon nam je pomogao da bolje služimo građanima Lidsa."

Uspeh koji je PrintSmart postigao u Odboru interno je prepoznat kao model kako veliki korporativni projekti treba da se implementiraju. Za Helenu Filips „PrintSmart je uklonio napor štampanja i pretvorio ga u ključni alat za rad u digitalno doba. Ponovnim razmatranjem načina na koji radimo, Canon nam je pomogao da bolje služimo građanima Lidsa.“

Saznajte više

Obratite nam se

Otkrijte kako možemo da doprinesemo pojednostavljivanju vašeg poslovanja

Saznajte više